Bước 1: Chọn “Công việc” trên menu trái như hình:
Màn hình hiển thị:
Bước 2: Nhấn chọn Thêm công việc màn hình hiển thị:
- Chọn [Công khai] công việc: Nếu trường [Công khai] được tích chọn thì các thành viên trong phòng hoặc dự án đều có quyền xem công việc. Nếu trường [Công khai] không được tích chọn thì đó là công việc cá nhân, chỉ có người được giao và người theo dõi xem công việc.
- Tiêu đề: nhập tiêu đề công việc
- Bắt đầu: nhập thời gian bắt đầu thực hiện công việc, mặc định là ngày hiện tại
- Đến hạn: nhập thời gian yêu cầu kết thúc công việc
- Độ ưu tiên: chọn độ ưu tiên cho công việc, gồm có ‘Thấp; Bình thường; Cao; Cấp bách’
- Công việc cha: chọn công việc cha cho công việc con. Nếu công việc là công việc cha thì để trống không chọn giá trị. Khi công việc con được tạo theo công việc cha theo thứ sắp xếp trên màn hình danh sách quản lý công việc thể hiện rõ sự phân cấp giữa cha/con:
- Nhóm công việc: chọn loại công việc yêu cầu gồm:
- Phòng ban: tạo các công việc riêng cho từng phòng ban. Nếu chọn [Nhóm công việc] = “Phòng ban” thì danh sách phòng ban tương ứng hiển thị như hình:
Nhập tên phòng ban vào khung ô tìm kiếm sau đó chọn phòng ban cần tạo.
- Dự án: tạo các công việc riêng cho từng dự án. Nếu chọn [Nhóm công việc] = “Dự án” thì danh sách dự án tương ứng hiển thị như hình:
Nhập tên dự án vào khung ô tìm kiếm sau đó chọn dự án cần tạo. Khi dự án được chọn thì trường thông tin “Khách có thể xem” được bật lên. Trường điều kiện này được bật lên sẽ phụ thuộc vào từng dự án khi tạo mới được người dùng phân quyền trong Tùy chỉnh dự án.
Nếu tích chọn trường đó, sẽ cho phép khách hàng được xem công việc. Nếu không tích chọn khách hàng không được quyền xem công việc.
- Đội nhóm: tạo các công việc cho [Nhóm công việc] = “Đội nhóm” thì danh sách đội nhóm sẽ hiển thị như hình:
- Khách hàng: tạo các công việc liên quan tới khách hàng, [Nhóm công việc] = “Khách hàng” tương ứng danh sách khách hàng hiển thị như hình:
Nhập tên khách hàng vào khung ô tìm kiếm và chọn khách hàng cần tạo.
Với các nhóm công việc [Hóa đơn, Phiếu thu, Phiếu chi] thao tác tạo tương tự với các nhóm công việc trên.
- Từ khóa: tạo từ khóa cho công việc
- Chu kỳ: chọn chu kỳ tạo công việc theo tuần, tháng, năm hoặc tùy chỉnh
- Mô tả: nhập nội dung mô tả chi tiết cho công việc
- Tài liệu đính kèm: chọn nút Tài liệu đính kèm để đính kèm tài liệu lên hệ thống.
Bước 3: Sau khi hoàn thành xong nội dung công việc, nhấn chọn Tiếp theo để hoàn thành. Công việc mới tạo có trạng thái “Chưa bắt đầu”. Màn hình hiển thị:
Ghi chú:
- Với nhóm công việc ‘Phòng ban’: nếu để công việc ở chế độ “Công khai” thì các thành viên trong phòng ban sẽ được tự động gán là người theo dõi. Nếu công việc ở chế độ không công khai thì chỉ người thực hiện và người theo dõi sẽ nhìn thấy công việc.
- Với nhóm công việc ‘Dự án’: chỉ có thể gán người thực hiện và người theo dõi là thành viên trong dự án.
- Với công việc ‘Đội nhóm’: chỉ có các thành viên trong đội nhóm nhìn thấy công việc được phân công.